Het bijhouden van de boekhouding is een van de klussen waar een ZZP’er zich het liefst zo min mogelijk mee bezig houdt. Maar ja, het is verplicht voor de Belastingdienst, en het levert je natuurlijk wel een goed inzicht op in de financiële gezondheid van je onderneming. Raffel je het maar een beetje af, dan ontstaan er fouten waardoor je niet van belastingvoordelen kunt profiteren of waarvoor je zelfs een boete kunt krijgen. Beter dus om er wel voldoende tijd en energie in te steken. Hoewel het als ZZP’er haast onmogelijk is op de hoogte te zijn van alle fiscale en juridische wet- en regelgeving rond boekhouding, is het in ieder geval belangrijk onderstaande boekhoud-valkuilen te voorkomen!
Valkuilen helemaal voorkomen: boekhouding uitbesteden
Uit onderzoek is gebleken dat ondernemers gemiddeld een kwart van hun tijd besteden aan het bijhouden van hun administratie en boekhouding. Is dat ook bij jou het geval, en zou je liever meer tijd besteden aan het echte ondernemen? Besteed dan je boekhouding uit aan een boekhouder of accountant. Zo voorkom je ook gelijk dat je in een van de onderstaande drie boekhoud-valkuilen stapt. Waar je op moet letten bij het kiezen van een boekhouder of accountant? Belangrijk is dat deze in je regio zit, en bekend is met de financiële administratie van ZZP’ers en de branche waarin je werkt. Geen tijd om zelf een boekhouder of accountant te vinden? Of te weinig vertrouwen erin dat je er een inschakelt die bij je situatie past? Schakel dan professionele hulp hierbij in, en laat Ageras drie boekhouders of accountants zoeken voor de boekhouding van je onderneming.
Valkuil 1: Geen rekening houden met de Belastingdienst
Een van de grootste valkuilen voor ZZP’ers is dat ze in hun boekhouding geen rekening houden met de Belastingdienst. Je zou dan ook zeker niet de eerste ondernemer zijn die, nadat de eerste facturen zijn betaald, dit geld er snel doorheen jaagt. Houd er echter rekening mee dat wat jij als ondernemer, een soort van bruto-bruto-bedragen zijn.
Ten eerste heeft je klant waarschijnlijk btw betaald (tenzij je gebruikmaakt van de nieuwe Kleine Ondernemers Regeling van de Belastingdienst sinds 1 januari 2020 en geen btw in rekening brengt). De betaalde btw zul je bij de kwartaalaangifte moeten opgeven en moeten betalen aan de Belastingdienst. Voor een goed overzicht is het handig om de betaalde btw altijd direct te reserveren op een aparte rekening.
Daarnaast heb je geen werkgever meer die inkomstenbelasting inhoudt van je brutoloon. Over je inkomsten zul je dus ook nog inkomstenbelasting moeten betalen na je belastingaangifte het jaar daarop. Ben je langer ondernemer, dan zal de Belastingdienst je overigens al aan het begin van het jaar een vooraanslag sturen op basis van je inkomsten de jaren ervoor.
Valkuil 2: Geen factuuradministratie bijhouden
Als ondernemer moet je een vertrouwensband hebben met je klanten. Jij levert een product of dienst, en stuurt vervolgens de klant hiervoor een factuur. Het factureren op zich kost vaak al veel tijd, en ondernemers denken dat het daarmee afgehandeld is. Iedere ondernemer zal echter vroeg of laat een keer te maken krijgen met een klant die niet betaalt. Dit kan per ongeluk zijn omdat een factuur ertussendoor geglipt is, maar kan ook als reden hebben dat de klant deze niet wil of kan betalen. Check altijd of alle verstuurde facturen ook daadwerkelijk betaald zijn, en neem direct contact op met de klant indien dit niet het geval is. Je kunt de betalingscheck ook overlaten aan een boekhouder of accountant.
Handige info: Met deze checklist worden jouw facturen op tijd betaald
Valkuil 3: Te weinig inkoop- of zakelijke kosten aftrekken
Natuurlijk wil je als ZZP’er graag een mooi inkomen hebben. Belastingtechnisch is het echter juist het voordeligst je inkomen zo laag mogelijk te houden. Hoe lager je inkomen, hoe minder belasting je betaalt en hoe hoger eventuele toeslagen zullen zijn. Let dus goed op de mogelijkheden tot aftrek van de inkoop- en andere zakelijke kosten van de inkomsten uit je onderneming. Zo breng je namelijk de ‘winst uit onderneming’ omlaag, dat de basis vormt voor de hoogte van de inkomstenbelasting. Denk er daarnaast trouwens ook aan alle betaalde btw van inkoop- en andere zakelijke kosten af te trekken van de te betalen btw. Dit kan een groot verschil uitmaken bij de btw die je uiteindelijk moet betalen ieder kwartaal. Heb je een boekhouder of accountant? Dan zal die weten welke kosten allemaal kunnen worden afgetrokken.
