Maandelijks belanden er heel wat facturen in de bus. Die facturen moet je vervolgens administratief verwerken. Als het goed is wordt alles gecontroleerd, in de boekhouding verwerkt en worden de betalingen ten slotte ingepland. In de praktijk blijkt dat al snel uit te groeien tot een tijdrovend proces. Toch kan je een en ander doen om de administratieve druk te beperken. Onderstaande vier tips tonen bovendien aan dat dat niet eens zo moeilijk hoeft te zijn.
# 1. Maak goede afspraken
Jouw interne voorschriften zal je natuurlijk niet kunnen opdringen aan grote leveranciers die hun eigen sjablonen en interne afspraken hebben. Maar vooral bij kleinere leveranciers zijn er mogelijkheden tot uniformering. Maak vooral met hen goede afspraken over wat wel of niet op de factuur moet terug te vinden zijn. Denk bijvoorbeeld aan het toevoegen van een tabel met gepresteerde uren en de dagen waarop deze uren werden gepresteerd. Dat maakt het eenvoudiger om facturen te controleren, te verwerken en te vergelijken. Denk daarbij ook aan andere afspraken zoals betalingstermijnen en het aantal maandelijkse facturatiemomenten. Beperk jouw regelzucht anderzijds tot het redelijke. Eventueel kan je een leveranciersbrochure opstellen waarin alle afspraken en richtlijnen netjes zijn opgenomen. Dat heeft alvast het voordeel van de duidelijkheid.
# 2. Automatiseer de verwerking van binnenkomende facturen
Door er bij jouw leveranciers op aan te dringen dat facturen elektronisch worden toegezonden, kan je de verwerkingstijd fors terugdringen. Zo bestaat er speciale software die automatisch de factuurgegevens inleest. Vervolgens moet de factuur enkel nog worden goedgekeurd. Indien die software daarenboven ook nog eens aan het banksysteem wordt gekoppeld, worden de betalingen ook netjes op de vervaldag uitgevoerd. Uiteraard wordt de factuur ook nog eens in de boekhoudsoftware ingeboekt en ontvangt ook het ERP-systeem de nodige gegevens.
# 3. Maak gebruik van CRM-software
Aanvankelijk werd CRM-software gebruikt om jouw (potentiële) klanten te managen. Tegenwoordig kan je CRM-software ook gebruiken voor talloze andere doeleinden zoals het sollicitatieproces, personeelsbeheer of de leverancierscontrole.
Door CRM-software te gebruiken centraliseer je de papierstroom. Leverancierscontracten, facturen en correspondentie kan dan op één enkele plaats worden opgeslagen. Zo maak je niet alleen komaf met overvolle ordners maar bespaar je ook nog eens heel veel tijd. Het is dan wel belangrijk dat de CRM-software ook effectief zo’n hulpmiddelen aanbiedt. Gelukkig vind je via een crm software vergelijk tool in een handomdraai de geschikte CRM-leverancier. Zo kan je jouw nieuwe werkwijze ook meteen uittesten!
# 4. Besteed de administratie uit
Wil je niet oeverloos emmeren over factuurvoorwaarden en dit telkens wanneer een nieuwe leverancier boven water komt? Dan kan je ook gewoon het aantal leveranciers terugdringen óf de administratie (deels) uitbesteden. Zo zijn er administratiekantoren die gespecialiseerd zijn in het verwerken van facturen van externe medewerkers. Zij verzorgen dan de contracten, de administratie en de betalingen. Jij ontvangt slechts een factuur, net zoals wanneer je personeel zou huren bij een extern bedrijf. Natuurlijk werken dergelijke aanbieders niet gratis, maar je hoeft alvast geen extra personeel in huis te halen om de tijdelijke toestroom van facturen het hoofd te kunnen bieden.
