Het is de nachtmerrie van elke zelfstandige ondernemer. Het is vervelend en je kunt er als ondernemer vrij moedeloos van raken. Wij hebben het nu natuurlijk over klanten die hun facturen niet betalen. Dit lijkt een kleine groep maar ongeveer de helft van facturen wordt te laat betaald. Erg vervelend. Dus wat kan je doen om ervoor te zorgen dat jouw klanten in ieder geval hun facturen wel op tijd betalen?
Stuur snel facturen, dan worden ze ook snel betaald
Het klinkt vrij logisch, maar veel ondernemers sturen pas laat facturen. Het beste is om meteen nadat de opdracht klaar is de factuur te sturen. Het is wettelijk verplicht om een factuur te sturen bij iedere verkoop die wordt gedaan. Je zet hier ook de betalingstermijn op, meestal twee weken of een maand. Een goede tip is om ook duidelijk de betaaldatum van de factuur te vermelden.
Mocht je iets geleverd hebben, stuur de factuur dan maximaal drie dagen na de levering. Zet ook duidelijk de afspraken neer de gemaakt zijn, verwijs misschien zelfs terug naar de offerte.
Heb een goed overzicht van de facturen die nog openstaan
Weet je nog vroeger op school? Je wist altijd heel goed bij welke leraar je kon klieren en bij welke je echt stil moet zijn. Wanbetalers weten dit ook. Zij weten vaak wel ongeveer welk bedrijf makkelijk is met een latere betaling en welke hier echt bovenop zit. Zorg dus dat je bovenop je openstaande facturen zit. Er zijn tegenwoordig veel moderne systemen beschikbaar die je bijvoorbeeld na een aantal weken een herinnering stuurt dat er nog openstaande facturen zijn, handig om de wanbetalers tegen te gaan en het zal uiteindelijk zorgen dat zij facturen sneller betalen.
Onderneem actie: contacteer de klant
Aan de telefoon lukt je vaak meer dan wanneer je een brief stuurt. Aan de telefoon moet een klant je te woord staan, in een brief kunnen ze je gewoon negeren. Bel dus meteen zodra de betalingstermijn verstreken is. Laat de klant de reden vertellen waarom hij of zij nog niet betaald heeft. Als hij of zij het vergeten is kun je afspreken dat ze het diezelfde dag nog doen, als er sprake is van overmacht kunnen jullie een betalingsregeling treffen.
Het is belangrijk om de relatie met de klant goed te houden. Ga in het telefoongesprek dus vooral niet dreigen met bijvoorbeeld incassobureau’s. De klant krijgt hierdoor een nare ervaring met het bedrijf. Probeer zo vriendelijk mogelijk te blijven.
Wees bereikbaar en start al tijdens de offertefase
Wanneer een klant iets bij je aanvraagt is het slim om zo snel mogelijk een offerte te sturen. Ten eerste omdat de kans zo groot is dat hij of zij voor jouw bedrijf kiest, ten tweede omdat je open en snel bent. Stuur dus ook snel de opdrachtbevestiging zodat hij of zij weet dat je er geen doekjes om wind.
Als je een afspraak maakt met de klant is het handig om je betalingstermijn duidelijk te stellen. Laat de klant beloven dat het de termijn nakomt. Als deze dat niet doet heb je namelijk zijn of haar belofte om op terug te vallen of maak je in ieder geval een schuldgevoel dat ervoor zorgt dat zij facturen sneller betalen.
