Het IST-SOLL-model is een hulpmiddel dat veel gebruikt wordt in bedrijfskunde en projectmanagement om verbeteringen in processen, systemen of structuren te identificeren. Dit model helpt je om de huidige situatie (IST) te vergelijken met de gewenste situatie (SOLL), en het verschil daartussen in kaart te brengen. Dit verschil, ook wel de “gap” genoemd, laat zien waar ruimte is voor verbetering en waar je acties kunt ondernemen om doelen te bereiken. Hieronder ontdek je wat IST en SOLL precies betekenen, waarvoor het IST-SOLL-model wordt gebruikt, en hoe je een goede gap-analyse maakt.
Wat is IST?
IST staat voor de “huidige situatie”. Dit is de realiteit zoals die nu is: hoe processen, structuren, systemen, of andere aspecten van je organisatie op dit moment functioneren. Bij het analyseren van de IST-situatie verzamel je feiten en gegevens, zodat je een helder en objectief beeld krijgt van de huidige staat van zaken.
Voorbeeld van een IST-situatie: Stel, je hebt een klantenserviceafdeling waar klanten gemiddeld binnen 24 uur een antwoord op hun vraag ontvangen. Dit is hoe het proces op dit moment verloopt; het is je IST-situatie.
Wat is SOLL?
SOLL staat voor de “gewenste situatie”. Dit is het doel waar je naartoe wilt werken. De SOLL-situatie beschrijft hoe processen of systemen in de ideale situatie zouden functioneren. Hierbij stel je een doel of standaard vast die je wilt bereiken.
Voorbeeld van een SOLL-situatie: Voor dezelfde klantenserviceafdeling wil je dat klanten binnen 12 uur een antwoord ontvangen. Dit is je SOLL-situatie: de ideale situatie die je wilt bereiken.
Wat houdt het IST-SOLL-Model in?
Het IST-SOLL-model helpt je de afstand te overbruggen tussen de huidige situatie (IST) en de gewenste situatie (SOLL). Het model biedt een systematische aanpak om te analyseren waar verbeteringen nodig zijn en welke stappen nodig zijn om die verbeteringen te realiseren. Door deze aanpak kun je gericht werken aan procesoptimalisatie, kostenbesparing, en efficiëntieverbetering.
Het IST-SOLL-model wordt gebruikt voor diverse doeleinden:
- Procesverbetering
- Efficiëntere bedrijfsvoering
- Kwaliteitsbeheer
- Projectmanagement
- Productontwikkeling
Hoe voer je een Gap-analyse uit?
Een gap-analyse is een essentieel onderdeel van het IST-SOLL-model. Dit is het proces waarbij je de “gap” of het verschil tussen IST en SOLL identificeert en analyseert. Zo krijg je inzicht in de stappen die nodig zijn om je doelen te bereiken. Hier zijn de stappen om een effectieve gap-analyse uit te voeren:
1. Bepaal de IST-situatie
Begin met het in kaart brengen van de huidige situatie. Verzamel nauwkeurige gegevens en feiten over hoe processen of systemen momenteel werken. Gebruik objectieve bronnen zoals rapporten, klanttevredenheidsonderzoeken, KPI’s, en andere meetbare gegevens. Zorg dat je een goed beeld hebt van de realiteit.
Voorbeeld: Voor de klantenserviceafdeling bekijk je hoe snel klanten op dit moment antwoord krijgen, waar eventuele vertragingen optreden, en hoe het team functioneert.
2. Definieer de SOLL-situatie
Stel een heldere beschrijving op van de gewenste situatie. Wat wil je bereiken? Definieer concrete doelen die SMART zijn (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, en Tijdgebonden). De SOLL-situatie moet duidelijk maken hoe de organisatie optimaal zou functioneren.
Voorbeeld: Je wilt dat de klantenservice binnen 12 uur reageert op alle vragen. Dit doel is specifiek, meetbaar en tijdgebonden.
3. Identificeer de gap
Vergelijk de IST- en SOLL-situaties en identificeer het verschil – dit is de gap. Kijk naar waar de huidige prestaties tekortschieten ten opzichte van de gewenste prestaties. Analyseer ook de oorzaken van deze kloof, zoals inefficiënte processen, verouderde technologie, of gebrek aan training.
Voorbeeld: De huidige reactietijd is 24 uur, terwijl het doel 12 uur is. De gap hier is 12 uur. Dit verschil kan komen door een tekort aan personeel, inefficiënte werkprocessen, of gebrek aan geautomatiseerde tools.
4. Analyseer de oorzaken van de gap
Kijk dieper naar waarom de huidige situatie niet voldoet aan de gewenste situatie. Wat zijn de belangrijkste oorzaken van de verschillen? Identificeer alle factoren die bijdragen aan de gap en prioriteer ze op basis van hun impact.
Voorbeeld: Je ontdekt dat het klantenserviceteam geen toegang heeft tot een geautomatiseerd ticketingsysteem, waardoor de verwerking van vragen traag verloopt. Ook blijkt dat het team onderbezet is tijdens piekuren.
5. Ontwikkel een actieplan
Op basis van de analyse kun je een actieplan opstellen om de gap te overbruggen. Dit plan moet gericht zijn op het aanpakken van de oorzaken van de gap en stappen bevatten die je naar de SOLL-situatie brengen. Geef prioriteit aan acties die de grootste impact hebben en haalbaar zijn binnen de beschikbare middelen.
Voorbeeld: Besluit om een geautomatiseerd ticketingsysteem in te voeren en personeel in te zetten tijdens piekuren. Deze acties zullen helpen om de reactietijd te verkorten en de SOLL-situatie te bereiken.
6. Implementeer en monitor het plan
Implementeer het actieplan en monitor de voortgang. Zorg ervoor dat je regelmatig de resultaten meet, zodat je kunt bepalen of de gap wordt verkleind. Pas het plan aan indien nodig om optimale resultaten te behalen.
Voorbeeld: Voer het ticketingsysteem in en train het team in efficiëntie. Monitor daarna of de reactietijd daadwerkelijk daalt naar de beoogde 12 uur.
Voorbeelden van het IST-SOLL-Model in de praktijk
Het IST-SOLL-model is breed toepasbaar, bijvoorbeeld in de logistiek, productie, klantendienst en HR. Een bedrijf kan bijvoorbeeld de huidige levertijd van producten analyseren en deze vergelijken met de gewenste levertijd. Dit helpt om bottlenecks te identificeren en de dienstverlening te verbeteren.
Optimaliseren van bedrijfsvoering en bereiken van strategische doelen
Het IST-SOLL-model en de gap-analyse zijn krachtige hulpmiddelen om je bedrijfsvoering te optimaliseren en strategische doelen te bereiken. Door gestructureerd naar de huidige en gewenste situatie te kijken, krijg je inzicht in waar je kunt verbeteren. De gap-analyse helpt je vervolgens om gericht en effectief actie te ondernemen en zo steeds dichter bij je doelen te komen.
Lees ook: Wat is een trendanalyse?
