Voor velen wordt de boekhouding gezien als een fiscale noodzaak. Een kost die ze liever niet zouden maken. Hoewel daar zeker een grond van waarheid achter verscholen gaat en je echt wel kan besparen op het voeren van een boekhouding, kan zo’n boekhouding ook zijn nut bewijzen. Onderstaande vijf praktische tips tonen aan hoe je kan besparen met en op boekhouden.
# 1. Optimaliseer de geldstroom
Door een gedegen boekhouding te voeren, kan je jouw geldstroom optimaliseren. Vooral in het kader van voorfinanciering is dat niet onbelangrijk. Zo plaats je inkoopfacturen bijvoorbeeld meteen in jouw boekhoudprogramma opdat je de btw zo snel mogelijk kan recupereren. Voor uitgaande facturen tracht je daarentegen de factuurdatum zo te plaatsen dat je de btw pas later moet overmaken. Hiernaast zijn er ook andere mogelijkheden. Idealiter vraag jij aan klanten een kortere betaaltermijn dan de termijn die jij hebt ten opzichte van leveranciers.
# 2. Raadpleeg overzichten
Bijna ieder boekhoudprogramma is tegenwoordig voorzien van statistische gegevens. Uit dergelijke analyses kan je veel leren. Zo kan je bijvoorbeeld al snel merken dat een bepaalde klant bijna altijd laattijdig tot betaling overgaat. Misschien kan je de klant hier (informeel) over aanspreken of hem automatische incasso voorstellen? Dat is toch net zo handig en dan hoeft de klant jouw factuur niet meer in het oog te houden? Misschien kan je nagaan in welke maanden jouw gemiddelde dagomzet extra hoog is? Jouw vakantie plan je dan beter op een ander moment.
# 3. Doe jouw boekhouding (deels) zelf
Een boekhouder is een ideale hulp, maar toch kan ook zijn factuur al snel oplopen. Daarmee bedoelen we echt niet dat je alles zelf hoeft te doen, maar toch kan je vaak besparen op jouw boekhoudkosten. Zo kan je met de boekhouder overeenkomen dat je jouw inkoop- en verkoopfacturen zelf boekt en de boekhouder ze louter controleert. Natuurlijk moet je dan ook goede afspraken maken. Probeer hierbij steeds aan te sturen op een betaalbaar boekhoudprogramma voor ZZP, anders lopen de kosten andermaal sterk op. Zet jouw boekhouder overigens nooit volledig buitenspel: het is de ideale persoon om jouw boekingen te controleren en jou te adviseren, bijvoorbeeld over subsidies en financiële opportuniteiten.
# 4. Ga na welke kosten je inboekt
Noteer hoe een gemiddelde maand eruitziet en welke kosten je zoal maakt. Ga je ook thuis aan de slag met de computer? Rijd je maandelijks naar een lokale speciaalzaak om grondstoffen te kopen? Doe je ’s zaterdags ook telefoontjes van thuis uit? Controleer steeds of je dergelijke zaken reeds inbrengt in jouw boekhouding. Ook verplaatsingen met een privéwagen kan je bijvoorbeeld fiscaal aftrekken. Op die manier kan je de kosten optimaliseren en moet je minder belastingen betalen.
# 5. Bewaar alles digitaal
Tegenwoordig mag je jouw archief digitaal bewaren. Gedaan met kasten boordevol mappen die toch maar voornamelijk stof lijken te vangen. Door het archief digitaal te bewaren creëer je extra ruimte en duidelijkheid. Zo moet je bijvoorbeeld ook niet meer op zoek gaan naar dat ene document maar kan je alles eenvoudig digitaal raadplegen. Ook loop je niet langer het risico dat je jouw bonnetjes kwijtraakt, want ook hier kunnen de fiscale implicaties snel oplopen. Niet voor niets wil ook onze overheid sinds 2017 alleen nog elektronische facturen in de e-bus krijgen.
