Bij het kiezen van een nieuw boekhoudprogramma komt heel wat kijken. Wat geschikt is voor het ene bedrijf is dat wellicht niet voor jouw onderneming. Persoonlijke voorkeuren en ervaring met boekhouden spelen ook een rol. Belangrijkste vraag is waarschijnlijk wel: wat ga je precies doen met dit boekhoudpakket? Welke onderdelen ervan heb je nodig en ga je ook echt gebruiken? En natuurlijk spelen de boekhoudprogramma kosten ook nog een rol.
De mogelijkheden van elke boekhoudpakket
Zet de mogelijkheden van verschillende boekhoudprogramma’s eens naast elkaar. Zijn er onderdelen die het ene pakket wel heeft en het andere niet? Zo ja, hoe belangrijk zijn die onderdelen voor jou?
Om een voorbeeld te geven: sommige boekhoudpakketten hebben een facturatiemodule. Bij andere pakketten moet je die er apart bij nemen, en uiteraard betaal je daarvoor. Is het dat waard? Belangrijk hierbij is o.a. hoeveel facturen je jaarlijks verstuurt. Zijn ’t er duizend? Of denk je eerder aan twintig? Een klein aantal facturen kan je ook op een andere manier maken en registreren. Bij grote aantallen is het wel zo makkelijk als je dat in een paar handelingen in het programma kunt doen en de factuur dan meteen is geboekt. Hetzelfde geldt voor de btw-aangifte: bij een klein bedrijfje is die zo gedaan, bij een grote onderneming is ’t wel erg handig als het systeem dat voor jou doet. Dit bespaart je ook veel tijd.
Ondersteuning
Het is erg fijn als de leverancier bepaalde ondersteuning biedt. Niets vervelender als je vastloopt en niet weet hoe je verder moet. Goede ondersteuning en service mag ook best iets kosten. Anderzijds: als je boekhoudkundig goed bent onderlegd, kom je in principe overal wel uit.
Overal online?
Wat bij de meeste boekhoudpakketten wel het geval is, maar wat belangrijk is om even te checken, is het volgende. Kan je overal inloggen (als je internetverbinding hebt), waar je ook bent, en je administratie bijwerken? Of zijn daar bepaalde restricties aan?
Digitaal factureren
Ook digitaal factureren is iets wat met de meeste boekhoudpakketten wel kan, maar controleer even of het ook kan met jouw favoriete boekhoudprogramma. Het zou jammer zijn als je nog papieren facturen moet gaan versturen toch?
Op de groei te koop?
Het is ook goed om te weten of je dit boekhoudpakket kunt blijven gebruiken als jouw onderneming groeit. Het is uiteraard niet handig om over twee jaar over te stappen op een ander pakket omdat je uit je jasje bent gegroeid.
De kosten
We noemden de kosten al even. Gratis klinkt leuk maar wordt opeens minder aantrekkelijk als er een maximum aantal boekingen geldt. Zet op een rij wat voor jou echt belangrijk is en wat je echt nodig hebt en baseer daarop jouw keuze.
