Net als veel andere financiële processen is factuurbeheer officieel een last geworden. Een groot deel van de financiële afdelingen bij bedrijven is overweldigd door het hoge aantal facturen dat ze dagelijks moeten verwerken en de verscheidenheid aan formaten daarvan. Ondanks de beste bedoelingen hebben bedrijven factuur processen die het leven van iedereen die er mee moet werken een beetje moeilijker maken. Ze zijn vaak echt ontworpen als lange termijn oplossingen, maar waren op dat moment de beste oplossing. Het is tijd om verder te kijken dan handmatige gegevensinvoer en een dubbele verwerking, het is tijd voor online facturen maken! Alle aspecten van factuurbeheer die een bedrijf vertragen, zijn volledig op te lossen. En in dit artikel laten we je zien hoe!
Wat is factuurbeheer?
Factuurbeheer, ook wel factuurverwerking genoemd, is de methode waarmee ondernemers facturen verzenden en betalen. In het eenvoudigste geval bestaat het proces uit het ontvangen van een factuur van een derde partij, het valideren ervan als legitiem, het betalen van de leverancier en het noteren van de betaling in de bedrijfsadministratie.
Aan de andere kant heb je het versturen van facturen naar klanten. Het is natuurlijk erg belangrijk dat je hier overzicht over houdt en eigenlijk wil je automatisch een herinnering krijgen als bepaalde facturen nog niet zijn betaald. Wat niet zo ingewikkeld klinkt. Maar er zijn meestal meerdere mensen bij betrokken en er zijn genoeg mogelijkheden voor fouten en dus moet je op zoek naar betrouwbare software voor je factuuradministratie!
De voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking
Automatisering kan vrijwel overal in het bedrijf processen verbeteren. En voor typisch handmatig werk, zoals factuurverwerking, kan het een redder in nood zijn. Om enkele van de belangrijkste voordelen van dit alles te laden zien, raden de experts je aan om gebruik te maken van factuurautomatisering. Waarom? Hierom:
Bespaar geld
De meeste zakelijke beslissingen worden op de een of andere manier gedreven door geld. En het automatiseren van vervelende processen is een geweldige manier om geld te besparen op arbeid en kostbare gegevens fouten… en daarnaast overzicht te houden!
Nauwkeurigere gegevens
De klassieke manier van facturen verzenden betekent veel invoer van gegevens en overzicht proberen te houden. En met meer handmatige gegevensinvoer komen er meer fouten. Dus hoe sneller je hiervan kunt afstappen en kunt overstappen op automatisering, hoe beter.
Geautomatiseerde factuurverwerking verwerkt facturen rechtstreeks en geeft meldingen als er nog geen betaling is gedaan of er andere problemen zijn. En dit heeft best wat voordelen:
- Het elimineert menselijke fouten bijna volledig;
- Het vereist niet hetzelfde niveau van toezicht;
- Het elimineert te veel betaalde en dubbele betalingen;
- Het markeert automatisch uitzonderingen die moeten worden beoordeeld;
- Het maakt rapportage, budgettering en auditing veel efficiënter en nauwkeuriger.
Ten eerste worden facturen doorgaans verzonden naar het contactpunt binnen een bedrijf: de gebruiker van de service. Dit is meestal geen lid van het financiële team of crediteurenadministratie, wat betekent dat deze factuur moet worden doorgestuurd.
Als er problemen zijn met de factuur, gaat die factuur terug naar het contactpunt en vervolgens terug naar de leverancier voor wijzigingen. Een dubbele afhandeling. Gelukkig zijn er snellere en nauwkeurigere manieren om facturen te verwerken. En dit wordt van vitaal belang naarmate het aantal groeit.
Het is niet altijd gemakkelijk om slechte processen in een bedrijf uit te bannen. Als ze eenmaal ingeburgerd zijn geraakt in het bedrijf, kan het eenvoudiger lijken om gewoon door te gaan zoals het is. Maar het verbeteren van de factuurverwerking structuur is eigenlijk net zo eenvoudig als het aanschaffen van nieuwe software. De enige vraag zou dan ook moeten zijn: wanneer kunnen we beginnen?