Effectieve communicatie op de werkvloer is absoluut noodzakelijk in een leidinggevende rol. Een eeuwenoud aforisme luidt: “Het gaat er niet om wat je zegt, maar hoe je het zegt.” Goede communicatie onderscheidt een slechte leider van een goede. Effectieve communicatieve vaardigheden zijn de sleutel tot goed leiderschap.
Wanneer je goed communiceert met je team, helpt dit misverstanden uit de weg te ruimen en kan het een gezonde en rustige werkomgeving bevorderen. Efficiënte en open communicatie met je team zorgt er ook voor dat je snel en professioneel aan het werk kunt. Op het moment dat je de communicatielijnen met je team open krijgt, zal het proces van het uitvoeren van taken en projecten hoogstwaarschijnlijk soepel verlopen. Bovendien zul je verrast zijn hoe het behalen van doelen veel eenvoudiger wordt. Hieronder kijken we naar manieren om effectief te communiceren met je team.
Open vergadering
Het is gemakkelijker om je passie en hoe je je voelt over te brengen aan je team via open vergaderingen. Op zo’n forum horen ze niet alleen wat je zegt, ze zien en voelen het ook. Deze aanpak blijft nog steeds een van de beste benaderingen om effectief met een team te communiceren.
E-mails
In officiële instellingen en grote bedrijven blijft communicatie via e-mail krachtig. Hiermee kun je makkelijk berichten doorgeven aan leden van het team zonder ze van hun plek te halen.
Eén op één
Deskundigen hebben bewezen dat sommige mensen het beter begrijpen als je ze apart neemt en een-op-een met ze praat. Zorg ervoor dat je oogcontact met hen houdt om de boodschap te laten bezinken.
Creëer een ontvankelijke sfeer
Om effectief met je team te communiceren, moet je een ontvankelijke sfeer creëren. Vermijd ten koste van alles een gespannen omgeving, want als je te intens communiceert, wordt de boodschap die je probeert te delen misschien niet goed begrepen of niet goed onthouden.
Communicatie via training
De training moet zijn afgestemd op het communiceren van bepaalde informatie aan jouw teamleden. De meeste werknemers nemen training serieus, vooral als het onderdeel is van hun beoordeling.
Toon vertrouwen en wees serieus
Zorg ervoor dat je vertrouwen en ernst toont om ervoor te zorgen dat je niet als vanzelfsprekend wordt beschouwd. Wanneer jouw teamleden enige onzekerheid en gebrek aan ernst opmerken wanneer je met hen communiceert, zullen ze de informatie waarschijnlijk met minachting behandelen.
Gebruik eenvoudige woorden
Het is een feit dat niet iedereen op dezelfde golflengte zit als het gaat om de woordenschat. Gebruik daarom woorden die gemakkelijk te begrijpen zijn om effectief te zijn in de communicatie met jouw teamleden. Wanneer dubbelzinnige woorden worden gebruikt, kun je verkeerd worden begrepen en/of kostbare tijd verspillen aan het uitleggen van jezelf.
Gebruik afbeeldingen
Plaats visuals op strategische posities rond de werkstations van je personeel. Ze moeten de boodschap niet alleen horen, ze moeten hem ook zien. Dit geeft ruimte voor beter begrip.
Luister naar de teamleden
Communicatie is bedoeld als tweerichtingsverkeer. Praat niet alleen omdat jij de leider bent zonder naar iemand anders te luisteren. Moedig hen aan zich open te stellen, zodat zij goed begeleid kunt worden wanneer je in de toekomst met hen communiceert. Je hebt twee oren en één mond, dus je moet meer luisteren dan praten.
Gebruik lichaamstaal
Je lichaamstaal zal je boodschap sneller en beter doorgeven. Beheers de kunst van het gebruik van lichaamstaal bij de communicatie met het team. Sta/zit rechtop, gebruik glimlachen, handdrukken en oogcontact.
Werk de boodschap uit
“Vertel me wat je wilt dat ik doe en ik vergeet het misschien, maar doe het waar ik bij ben en ik zal het nooit vergeten.” Het uitdragen van de boodschap is een zeer krachtige manier om met je team te communiceren. Laat ze zien dat je doet wat je wilt dat ze doen, en kijk hoe hun excuses verdwijnen.
Gebruik de juiste toon
Een woord kan iets anders betekenen als het op een andere toon wordt gezegd. Zorg ervoor dat je de juiste toon gebruikt om de boodschap aan het team over te brengen, zodat je niet verkeerd wordt begrepen en niemand ontmoedigt of motiveert of ervoor zorgt dat ze uit angst stoppen.
Vermijd onnodige herhaling
Als je wilt dat je teamleden je serieus nemen, dan moet je onnodige herhalingen vermijden. Vertel je teamleden wat je wilt dat ze weten of doen en vraag of ze het hebben begrepen. Als dat niet het geval is, dan herhaal je wat je hebt gezegd.
Gebruik Presentaties
Sommige mensen begrijpen iets beter als er afbeeldingen en geluiden bij betrokken zijn. Door presentaties zoals Microsoft PowerPoint te gebruiken om met je team te communiceren, krijgen ze de kans om ernaar terug te verwijzen als bepaalde zaken niet duidelijk zijn.