Medewerkers die op buitendienst zijn, moeten natuurlijk op de juiste manier worden aangestuurd. Vroeger deden we dat met papier en checklists en achteraf. Tegenwoordig sturen steeds meer bedrijven hun medewerkers eropuit met een smartphone of tablet in de hand. Een positieve ontwikkeling. Waarom kiezen steeds meer bedrijven daarvoor?
Dubbele handelingen zijn onnodig
Bij de ouderwetse manier van boekhouding werden papieren klaargemaakt, ingevuld, geregistreerd en daarna gekopieerd. Met digitale werkbonnen is dat verleden tijd. De bon wordt slechts één keer ingevuld en automatisch geregistreerd.
Daarna wordt de bon opgeslagen in het systeem. Handig, want dan kun je het altijd snel terugzoeken. Dit is een manier om de efficiëntie binnen het bedrijf te verhogen.
Nooit meer werkbonnen kwijt raken
Papieren werkbonnen raakten nog wel eens kwijt. Daarnaast zijn er altijd medewerkers met een minder fraai handschrift, waardoor zo’n bon onleesbaar kon worden. Of nog erger: als ze nat worden door het weer. Digitale werkbonnen hebben deze problemen niet.
Een digitale werkbon kan meteen worden ingevuld en worden verstuurd nadat de werkbon is opgemaakt. Met slimme oplossingen wordt de bon ook tussendoor gesynchroniseerd, zodat er altijd een kopie beschikbaar is.
Foto’s van voor en na het werk toevoegen
Een handige digitale app is de werkbon app van Incontrol. Bij deze app is het vooral handig dat het mogelijk is om foto’s toe te voegen aan de werkbon. Buitendienstmedewerkers kunnen dan foto’s plaatsen van de werkzaamheden, en van de situatie voor en na. Zo worden misverstanden en mogelijke conflicten voorkomen.
Direct afrekenen
Ook handig: je stroomlijnt de gehele communicatie van A tot Z. Het laatste proces, de betaling, kan geheel digitaal geschieden. Een digitale bon kan niet alleen worden afgetekend, maar ook afgerekend. Daarvoor wordt een mobiele betaaldienst gebruikt. Dat is efficiënt, want op deze manier weet de klant precies waarvoor hij of zij betaalt en hoeven administratieve medewerkers geen extra handelingen te verrichten.
Met een blik naar de toekomst
In 2020 kom je bij klanten toch wat ouderwets over als je nog werkt zonder digitale systemen en met papieren werkbonnen. Digitaal werken staat tegenwoordig professioneel. Een klant wil zien dat een partner professioneel en efficiënt werkt. Natuurlijk is ook het gebruiksgemak groter: de bon kan zo per e-mail worden verstuurd, waardoor zowel de ondernemer als de klant van de juiste gegevens voorzien zijn.
En zo zijn er nog andere voordelen te bedenken als het gaat om werken met digitale werkbonnen. Zo is het bijvoorbeeld ook mogelijk om de gebruikte materialen te registreren. Dat scheelt je dus ook weer tijd en werk.
User case: een storing
Stel dat een klant een acute storing heeft en een ondernemer daarvoor een monteur moet sturen. De planning moet onmiddellijk worden veranderd. De betreffende werkbonnen liggen in de servicewagens. Wie doet wat en wanneer en hoe krijgen we de juiste werkbonnen bij de juiste monteurs?
Met papieren werkbonnen zou dit een administratieve ramp worden. Met digitale werkbonnen helemaal niet: dan wisselen medewerkers de bonnen onderling uit of nemen ze het gewoon over. De communicatie met de buitendienst was nog nooit zo simpel.
Eenmaal aangekomen op de klus kan de monteur onmiddellijk beginnen aan het oplossen van het probleem: de werkzaamheden zijn bekend en de monteur hoeft alleen nog bij te houden welke handelingen hij of zij heeft verricht. Zo krijgen ondernemers meer grip op de buitendienst.
