Wil je graag je werknemers goed op de hoogte houden van de ontwikkelingen en met elkaar discussiëren over diverse projecten, dan houd je natuurlijk een vergadering. Soms kan dat wel lastig zijn als men op diverse locaties werkt en je toch graag iedereen wilt betrekken. Wat kan je dan het beste doen?
Plan zo centraal mogelijk
De kans is groot dat veel werknemers op diverse locaties wonen waardoor ze een flinke reistijd hebben naar het werk toe. Het beste kan je dan een locatie zoeken die voor iedereen goed haalbaar is qua reistijd. Zo kan je ook in ieder geval ruim op tijd beginnen zonder dat werknemers vertraging hebben door bijvoorbeeld file.
Kies de juiste sfeer
Vergaderingen zijn vaak formeel, daarom wordt er dus ook vaak voor een zakelijke ruimte gekozen. Maar dit hoeft niet bij elk bedrijf zo te zijn. Sommige bedrijven werken juist graag in een informele, ontspannen sfeer. Kies dan een locatie die bij jullie bedrijf past, hierin kun je veel mogelijkheden vinden. Wellicht een ruimte met vrolijke kleuren of uitbundig thema, het is allemaal mogelijk.
Catering
Een goede vergaderruimte vinden is al een ding, maar natuurlijk kan het ook handig zijn om een catering te hebben waar je even lekker kunt lunchen, dat is natuurlijk wel fijn na enkele uren vergaderen. Daarbij heb je bij veel vergaderruimtes al de mogelijkheid om dit te bestellen, zo kan je ook kiezen voor simpele broodjes of juist extra luxe. Je kunt ook kijken bij een vergaderruimte bij een hotel zoals bijvoorbeeld het Van der Valk Hotel Leeuwarden. Een prima plek om te vergaderen en je kunt hier prima lunchen of dineren.
Media mogelijkheden
Wanneer je veel digitaal wilt presenteren, is een ruimte met diverse media mogelijkheden eigenlijk onmisbaar. Zorg dus dat je van tevoren weet of de juiste kabels en apparatuur beschikbaar zijn om teleurstellingen te voorkomen. Daarbij moet je ook een goed scherm hebben waarbij iedereen duidelijk kan zien wat er bedoeld wordt. En een goede microfoon kan ook erg handig zijn als je aan een grote tafel zit en iedereen moet je goed kunnen horen. Zet deze zaken dus ruim van te voren op een rijtje.
Luchtdoorstroming
Bij een vergaderruimte is een goede luchtcirculatie of airconditioning belangrijk voor een prettige sfeer. Het kan in een ruimte met meerdere mensen in een mum van tijd al best benauwd worden. Bekijk dus goed van tevoren of ook dit aanwezig is om goed te kunnen vergaderen.
