Klaag je wel eens dat je het zo druk hebt, maar dat het zo lastig is om anderen te vragen om je te helpen? Heb je ook de ervaring dat mensen die je vraagt om te helpen het niet goed doen en dat je er dan meer werk aan hebt dan wanneer je het allemaal zelf doet? Geldt voor jou ook dat de mensen aan wie je werk delegeert vaak een verkeerde uitvoering kiezen? Om een succesvolle manager te worden, moet je werk uit handen geven aan je werknemers om zelf niet in de knoop te komen. In dit artikel leggen we de beginselen uit van succesvol delegeren.
De val van zelf doen
Veel mensen denken dat taken zelf uitvoeren uiteindelijk minder werk kost dan ze te delegeren. Ook denken velen dat de taak zelf uitvoeren tot een beter resultaat leidt dan dat ze de taak door een ander laten uitvoeren. Zeker voor werknemers die uit een uitvoerende rol naar een leidinggevende taak gepromoveerd zijn, kan dit erg lastig zijn. Ze kennen de werkzaamheden en hebben de expertise om ze uit te voeren. Ook voelen ze zich verantwoordelijk voor de resultaten van de werkzaamheden en zijn ze niet gewend taken uit handen te geven.
Dit is echter een valkuil voor leidinggevenden die tot stress leidt. Onderzoek toont dat managers een hogere risico op burn-out en ziekte lopen dan hun medewerkers. Voor een gezonde work-life balans moet je als manager je timemanagement op orde hebben en hier hoort het uitbesteden van taken bij. Het goede nieuws: dit is te leren.
Welke taken kun je delegeren?
De eerste stap in succesvol delegeren is je prioriteiten op orde hebben. Welke taken zijn urgent en belangrijk voor jou als manager? Hiervoor is de Eisenhower matrix een geschikte tool. Hierin verdeel je taken in mate van urgentie en belangrijkheid. Dit ziet er als volgt uit.
Zoals je in de matrix kunt zien, zijn taken die urgent en niet belangrijk zijn geschikt om te delegeren. Om je werkdruk en stress te verminderen, helpt het ook om taken die niet belangrijk en niet urgent blijken te zijn van je takenlijst te verwijderen.
Nu is het aan jou om taken in de Eisenhower matrix te verdelen. Dit kun je zelf op een papiertje doen of download een Eisenhower matrix template online.
Adviezen voor succesvol delegeren
Nu je hebt vastgesteld welke taken je kunt delegeren, helpen de volgende voorwaarden om taken succesvol uit handen te geven:
- Leg duidelijk uit welk eindresultaat je verlangt.
- Communiceer ook de randvoorwaarden van de taak, zoals budget, deadline en kwaliteitseisen.
- Maak met je werknemers afspraken over voortgangscontrole en afronding.
- Bied als je werknemers hier behoefte aan hebben training en coaching.
Dit betekent niet dat delegeren makkelijk is en altijd goed gaat. Als manager heb je ook people skills nodig om succesvol te zijn. Wil je jouw managementvaardigheden naar het volgende niveau brengen? Dan kunnen we de management cursussen van Streng Dijkerman & Partners aanbevelen. Deze organisatie leidt al meer dan 25 jaar managers op en biedt trainingen voor onder meer leidinggeven en time management.
