De ontwikkeling in de ICT heeft ervoor gezorgd dat er veel processen in de werkomgeving veranderd zijn. De komst van personal computers en netwerken waarmee ze aan elkaar verbonden zijn heeft er voor gezorgd dat teams op een hele nieuwe manieren samenwerken. Het delen van projectinformatie is een stuk makkelijk geworden en het heeft gezorgd voor een nieuwe dynamiek tussen bedrijven en het overleggen in teams.
De opkomst van het internet maakte projectmanagement volwassen
Projectmanagement groeide vanaf de jaren negentig uit van op zichzelf gerichte taken naar een op zichzelf staande functie. Grote verantwoordelijke hiervoor was de komst was het wereldwijde web. Internet vergrootte niet alleen voor een groter netwerk waarin samengewerkt werd, het zorgde ook voor de professionaliteit van de software voor projectmanagement.
Oude projectmanagementtechnieken worden hergebruikt
Projectmanagement stamt al uit de tijd van het oude Egypte. Door de digitale revolutie konden deze technieken als fundering dienen voor het nieuwe management. De managementtechnieken uit het verleden bleken hiervoor waardevol te zijn, een goed voorbeeld hiervan is de Gantt-diagram, een vinding die al stamt uit 1910, de diagram is een grafische weergave van een project, hierdoor kon men nu de begin- en eindtijden van projecten op een visuele manier bekijken. Voor veel bedrijven leverde de Gantt-diagram compleet nieuwe inzichten op.
Productiviteit en efficiëntie nemen toe
Ondernemingen konden het overzicht in een project via de nieuwe technieken veel beter in kaart brengen. Omdat management tools als webapplicatie altijd te bereiken zijn via het internet gaf dit teams binnen bedrijven de mogelijk om in scrums te gaan werken op elk gewenste locatie. De flexibiliteit van bedrijven nam hiermee toe. Productiviteit en efficiëntie in projectbeheer raakte hierdoor dus sterk verbeterd. De efficiëntie heeft bedrijven ook behoorlijk wat tijdwinst opgeleverd. Tijd is immers toch geld. Deze winsten werden nog verder vergroot toen de cloud diensten de connectiviteit nog groter maakte. Dit stelde de bedrijven in staat om real time beslissingen te nemen en implementaties direct wijzigen. Is het dan alleen maar goud wat er blinkt sinds de digitale revolutie als het om projectmanagement gaat? Nou niet helemaal, er is ook een valkuil.
Ontwrichtende technologieën als verstorend element binnen projecten
De ontwikkeling van de technologie is nu op een punt gekomen dat het ook voor ontwrichting kan zorgen. Er kunnen namelijk ruis op de lijn van een project komen, verstorende elementen. In vaktermen worden storende factoren disruptors genoemd. De diversiteit aan kanalen en de hoeveelheid aan data die we elke dag te verstouwen krijgen is zo’n disruptor. Denk hierbij aan informatie die binnenkomt via verschillende clouddiensten zoals Dropbox en Google Drive, maar ook via WhatsApp, Messenger of Outlook. Het zijn allemaal aparte kanalen en omgevingen die zorgen voor een overvloed aan data. Het gevaar is dat je het overzicht kwijtraakt als er geen mogelijkheid is om die informatie te centraliseren. Gelukkig kan dit tegenwoordig wel. Door een planningstool te kiezen die dienst kan doen als centraal punt tussen al deze diensten is dit probleem op te vangen.
Online projectmanagement tools die online diensten koppelen
We zijn nog niet veel diensten tegengekomen die verschillende clouddiensten konden koppelen, maar een tool die hier grote stappen in lijkt te gaan maken is Timewax. Via de planningstool is het nu bijvoorbeeld al mogelijk om de dienst te koppelen aan de software van Afas of Outlook. Tevens is het mogelijkheid om er facturen en urenstaten mee te maken. Zo heb je in één omgeving toegang tot alle essentiële zaken voor het beheer van een project. Ook voor de HRM bewijst het online platform zijn dienst, de tool integreert namelijk ook het indelen van resources. Toch is Timewax niet de enige webapplicatie die veel mogelijkheden biedt, er zijn nog veel meer online planning tools te vinden, bekijk de volgende keuze maar eens.
Een ding moge duidelijk zijn, het gebruik van online planning software is tegenwoordig eigenlijk niet meer weg te denken in een onderneming. Hoog tijd dus om dergelijke software te centrale manier te integreren in je bedrijf.