Heb je last van niet-betalende klanten? Vervelend! Als ondernemer heb je vaak weinig tijd en ruimte om niet-betalende klanten na te bellen, mailen en/of schrijven. Daarnaast moet je natuurlijk ook de eigen rekeningen kunnen betalen. Gemist geld is geen pretje. Wellicht wil je een specialist in de arm nemen om de openstaande facturen te incasseren. Een incassobureau is bevoegd om de openstaande facturen te incasseren. Maar wanneer heb je het recht om een incassobureau inschakelen? Altijd?
Of je een incassobureau mag inschakelen verschilt per type klant. Zo zijn er verschillende regelingen bij wet voor particulieren (consumenten) en bedrijven. Je leest de details hieronder.
Incassobureau inschakelen bij particulieren
Heb je een factuur openstaan bij een particuliere klant? Dan ben je verplicht om tenminste één herinnering te sturen. Volgens de wet gaat het hierbij om de zogenoemde ‘14-dagen aanmaning’ waarin de klant 14 dagen de tijd geeft om alsnog de factuur te betalen. Als er na 14 dagen nog geen betaling heeft plaatsgevonden, dan kun je een incassobureau in de arm nemen.
Onthoudt dat je alleen aanspraak maakt op de incassobureau kosten (incassokosten), als de 14-dagen aanmaning verstuurd is. Ook moet er in de aanmaning worden opgenomen dat er incassokosten in rekening worden gebracht indien er niet binnen 14 dagen wordt betaald. Wordt deze opmerking niet opgenomen in de aanmaning, dan kan het incassobureau de incassokosten niet in rekening brengen bij de klant. De hoogte van de incassokosten voor particulieren is vastgelegd in de WIK (Wet Incassokosten) en bevat een percentage van het verschuldigde bedrag.
Incassobureau inschakelen bij bedrijven
Heb je producten verkocht en/of diensten verleend aan iemand die handelde vanuit zijn/haar beroep of bedrijf? Dan gelden er geen wettelijke regels met betrekking tot het versturen van een aanmaning. Omdat het gaat om een openstaande factuur bij een bedrijf mag je, zodra de gestelde betalingstermijn is verstreken, direct een incassobureau inschakelen. Als er geen gestelde termijn is afgesproken, dan geldt automatisch de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen. Een bedrijf mag een langere betalingstermijn van 60 dagen aanhouden, mits dit mag niet ten koste gaat van de bedrijfsvoering van beide partijen.
Desalniettemin besluiten bedrijven vaak om een betalingsherinnering te sturen of persoonlijk contact op te nemen met de klant, voordat men naar een incassobureau stapt. Immers gaat er vaak een (lange) zakelijke relatie aan vooraf en het inschakelen van een incassobureau kan de relatie met de klant onderdrukken zetten. Immers worden er iemand van buitenaf bijgehaald. Overdenk daarom altijd de situatie.
